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Gestión de la incertidumbre: Guía Económico-Financiera

13 · 04 · 2020

Cuando la incertidumbre se acerca lo mejor es tener sistemas de alerta que nos anticipen situaciones nada deseables en la empresa, pero frente a hechos como la actual situación por el Covid-19, esos sistemas de alerta poco puede hacer. En este artículo vamos a detallar que podríamos hacer ante situaciones como estas. Pero lo fundamental es que las empresas estén lo suficientemente controladas para que no sufran demasiado, llegar a este punto no es sencillo y requiere de inversiones (más de tiempo que monetarias) para llegar a tener un sistema de control que nos garantice que tenemos la información correcta, a este efecto, lo ideal es tener un sistema como el siguiente:

SISTEMA DE REPORTING QUE ANALICE:

  • Endeudamiento controlado y adecuado

  • -Buena gestión de las NOF y circulante

  •  Control Presupuestario Exhaustivo

  • Forecast de Tesorería

 

Además si el sector o modelo de negocio es sensible al ciclo económico, flexibilizar las estructura económica lo máximo posible, incluso puede que con este nos dejemos algo de margen pero mitigaremos muchos riesgos.

Es muy importante que tengamos un informe que nos ayude a medir nuestra  relación con proveedores y diversificación de los mismo, al igual que Control de la cartera de clientes, diversificación, ABC de Clientes, Antigüedad y de las existencias, con esto nuestras NOF quedarán fielmente controladas.

Y por último, se hace fundamental tener una estrecha relación con entidades financieras, mientras más serios y sólidos nos vean más probabilidades tendremos en el futuro de recurrir a financiación bancaria

Todas estas acciones y otras muchas son las que deberíamos tener implementadas para ser más sólidos ante una situación como la actual, pero independiente te de que lo tengamos todo, os proponemos la siguiente ruta de actuación:

 

  1. Cómo preparar a una empresa para periodos de incertidumbre mediante una adecuada gestión de la tesorería

 

Gestionar la tesorería es garantizar la liquidez de la empresa. Una adecuada gestión será determinante para sobrevivir a periodos de incertidumbre como el que vivimos en la actualidad.

En Climbea, durante el mes de marzo hemos elaborado y llevado a cabo con nuestros clientes un plan de acción para adaptar la tesorería de cada organización ante las circunstancias sobrevenidas con el parón de la actividad económica como consecuencia de la crisis sanitaria provocada por el COVID-19.

 

Éstas son las principales medidas que hemos llevado a cabo:

 

  • Reelaboración del presupuesto de cada organización mediante la formulación de escenarios. Todo esto implica una revisión de la estructura de costes fijos y un plan de ahorro para amortiguar la caída de ventas; reorganización de la estructura productiva y adaptación de la fuerza laboral.
  • Revisión de la estrategia de inversión y aplazamiento de todo aquello no imprescindible.
  • Actualizar las previsiones de caja y cuantificar las necesidades de liquidez en el corto plazo. Es fundamental trabajar con un presupuesto de tesorería mensualizado vinculado al presupuesto operativo de la empresa para poder identificar de manera rápida los desfases entre cobros y pagos en cada mes y de manera acumulada.
  • Negociación con los proveedores clave de la empresa para garantizar el suministro y evitar roturas de stock sin comprometer la liquidez de la empresa.
  • Se ha optimizado la gestión del circulante para reducir las necesidades de financiación y generar liquidez de manera rápida:
  • Análisis de la cartera de clientes a fin de detectar cuentas con periodos de cobro fuera de los límites estipulados por la empresa. Negociación en caso de ser necesario.
  • Estudio del riesgo de deterioro de nuestras cuentas a cobrar y revisión de la política de coberturas de seguro de crédito.
  • Anticipar cobros ofreciendo descuentos por pronto pago. Esto supone ceder margen operativo a cambio de mejorar la liquidez de la empresa.
  • Factorizar clientes cuando exista la posibilidad, líneas de anticipo de facturas, descuento comercial, etc.
  • Establecer un calendario de pagos dando prioridad a los proveedores estratégicos.
  • Confirming como medio de pago principal y renegociación de los plazos con proveedores para incrementar el periodo medio de pago.
  • Estudio de todas las vías de financiación y ayudas disponibles, en particular las líneas de financiación puestas a disposición por las entidades financieras con el aval del gobierno.

Junto con el presupuesto de tesorería, una hoja de Cash Flow previsional, a través de los parámetros estipulados en base a la reformulación del presupuesto, nos permitirá determinar si el flujo de caja libre generado por la empresa es suficiente para atender el servicio de la deuda.

Con toda seguridad se producirán tensiones de circulante por lo que se deben garantizar mayores niveles de liquidez. Como regla de equilibrio financiero, las necesidades operativas de fondos (NOF) deben financiarse con recursos a largo plazo (fondo de maniobra), para dotar a la empresa de estabilidad, y con recursos a corto plazo, para dar flexibilidad.

En este sentido, hemos alineado los instrumentos a nuestra disposición con la estrategia de financiación de la empresa para balancear los recursos financieros hacia el largo plazo.

 

Con una sencilla función en Excel podremos calcular la cuota resultante de la financiación a solicitar para poderla incorporar a nuestro presupuesto de tesorería.

 

 

En caso de ser necesario, se renegociará con los proveedores financieros los calendarios de amortización de la deuda existente y los periodos de carencia de la deuda nueva, en un escenario de 3-5 años.

Todo esto definirá el plan de financiación necesario para adaptarse a la situación de la empresa.

La propuesta financiera deberá ser consistente con el plan estratégico de la empresa y habrá de comunicarse de manera clara a nuestro interlocutor bancario.

 

 

  1. Cómo gestionar la tesorería en periodos de crisis

 

En los departamentos financieros que gestiona Climbea, hemos establecido un flujo de trabajo eficaz para asegurar una respuesta ágil del área de tesorería en periodos de incertidumbre para asegurar la viabilidad de los planes de contingencia adoptados. Como herramienta de trabajo, nos apoyamos en tecnología de Business Intelligence que nos permite el análisis de todos los datos generados por la compañía para poder automatizar el sistema de reporting aglutinando todas las fuentes de información en una única herramienta. Esto coloca a la empresa en una posición competitiva privilegiada al permitir analizar y tomar decisiones en base a toda la información económica y financiera generada.

Una vez reestructurada la tesorería de la empresa, es imprescindible hacer previsiones semanales para ir actualizando el presupuesto de tesorería anual. Más que nunca será necesario intensificar la tensión para optimizar la gestión del circulante. Sin duda esto es más sencillo con un buen sistema de reporting basado en tecnología de Business Intelligence, en nuestro caso usamos una solución propia llamada XERPPA FOR FINANCE

Gestionar en periodos de crisis implica hacerlo en un escenario altamente cambiante. Por tanto, es preciso un minucioso seguimiento del presupuesto que se ha reformulado y de las medidas tomadas. Habrá que evaluar continuamente con cada responsable si las mismas son las adecuadas para la consecución eficaz de los objetivos planteados.

 

  1. QUE HACEMOS DESPUÉS DE QUE PASE LA TORMENTA

Una vez la situación se empiece a estabilizar, tendremos que intentar volver a la situación previa lo antes posible a nivel de negocio y a nivel financiero.

Para ellos, tendremos que hacer una vuelta a la estructura económica de forma escalada en función del negocio, reactivar lo mejor y más intensamente posible nuestras relaciones con clientes y proveedores, seguiremos manteniendo nuestras previsiones de tesorería semanales, ya que no sabremos con certeza cuando volverá la completa normalidad.

Es el momento también de aprender de esta última situación y mantener políticas activas con la producción que permitan mejorar la eficiencia y productividad como puede ser la inversión en tecnología, teletrabajo, sistemas de reporting, automatización de procesos. Usemos este momento para convertirnos en más eficientes, Para todo esto podemos encontrar multitud de ayudas estatales que nos den el impulso necesario Para lanzar los proyectos los antes posible

Será fundamental volver a revisar presupuestos e ir adaptándolos a la evolución, si hemos hecho bien nuestro trabajo durante el periodo anterior nos habremos endeudado lo justo para conseguir la liquidez necesaria y no estaremos comprometiendo la viabilidad futura.

Está claro que se producirá un desajuste entre oferta y demanda, no está claro sobre qué lado de la balanza recaerá el  mayor desajuste, pero mientras más controlado tengamos nuestra cadena de producción, supply chain y/o cadena de valor menor impacto tendrá sobre nuestra cuenta de resultado, más que nunca la anticipación será fundamental, y para ello solo necesitamos información.

Y sobre todo, recordar lo que decíamos al inicio, lo mejor para que cuando vuelva a pasar algo nos afecte lo menos posible es tener todos los ítems que comentábamos al principio.

 

Tienes dudas o quieres comentarnos algo, deja tu comentario en esta página.

 

Gracias.

 

Jose Miguel Fuentes Navarro y Álvaro Badillo Vega

 

 

 

 

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