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KPI del sector Logística, Riesgos y oportunidades.

22 · 09 · 2020

La actualidad y el futuro del sector del Transporte y Logística

 

Introducción

 

Como la mayoría de las otras industrias, el transporte y la logística (T&L) se enfrenta actualmente a un cambio inmenso; y como todo cambio, esto trae consigo tanto riesgo como oportunidad. Nuevas tecnologías, nuevos participantes en el mercado, nuevas expectativas de los clientes y nuevos modelos de negocio. Hay muchas formas en que el sector podría desarrollarse para enfrentar estos desafíos, algunas evolutivas, otras más revolucionarias. En este documento discutimos cuatro áreas clave de disrupción que las empresas de logística necesitan enfocarse ahora y explorar algunos posibles futuros de la industria.

  • Los Aspectos Clave

 

Las expectativas del cliente están aumentando enormemente. Tanto las personas como las empresas esperan obtener productos más rápido, con mayor flexibilidad y, en el caso de los consumidores, a un costo de entrega bajo o nulo. La fabricación se está volviendo cada vez más personalizada, lo cual es bueno para los clientes, pero es un trabajo duro para la industria de la logística. Súmelo todo y el sector está bajo una presión aguda y creciente para brindar un mejor servicio a un costo cada vez más bajo.

Solo puede esperar hacer esto haciendo un uso máximo e inteligente de la tecnología, desde el análisis de datos hasta la automatización y la “Internet física”. Esto promete menores costos, mayor eficiencia y la oportunidad de lograr avances genuinos en la forma en que funciona la industria. Pero la “aptitud digital” es un desafío para el sector, que actualmente está retrasando a muchos de sus clientes en ese aspecto. Atraer las habilidades correctas es un problema, pero desarrollar la estrategia correcta es aún más crucial.

Un entorno cada vez más competitivo es otro factor importante en la mezcla. Algunos de los propios clientes del sector están iniciando sus propias operaciones de logística, y los nuevos participantes en la industria están encontrando formas de forjar los elementos más lucrativos de la cadena de valor mediante la explotación de la tecnología digital o los nuevos modelos de negocio de economía colaborativa o “Sharing” sin activos pesados en sus balances o engorrosos sistemas existentes que los agobien.

 

El “Sharing” es una gran historia para la logística ahora: desde los enfoques de estilo Uber hasta la entrega de última milla (Last-mile delivery), a empresas conjuntas y asociaciones más formales a nivel corporativo, todo el sector está redefiniendo la colaboración. Pero gran parte de esto se ve obstaculizado por inconsistencias en todo, como tamaños de envío, procesos o sistemas de TI. La Internet física promete grandes cosas para el sector, junto con una mayor estandarización en las operaciones logísticas.

 

  • Futuro Posible

 

¿Cómo será el mercado logístico dentro de cinco a diez años? Esa sigue siendo una pregunta muy abierta. Analizamos más de cerca cómo pueden interactuar algunas de las interrupciones clave que enfrenta la industria. Los escenarios futuros que exploramos involucran combinaciones de estos cuatro factores, ponderados según la importancia de las tendencias específicas:

 

Compartir el Pastel (PI)e: El tema dominante en este escenario es el crecimiento de trabajo en colaboración, que permite a los líderes actuales del mercado conservar su dominio. Esto podría verse, por ejemplo, en el mayor uso de “Internet Física ‘(o soluciones) ‘PI’, basados en envíos más estandarizados, etiquetados y sistemas colaborativos.

Start-up, shake up: En este escenario los nuevos actores en forma de nuevas empresas tienen un mayor impacto. El proceso más difícil y costoso: La última milla de la entrega, en particular, se hace más fragmentada, explotando nuevas tecnologías como soluciones de plataforma y Crowd-Sharing. Estas Start-up colaboran con los operadores tradicionales y complementan sus ofertas de servicios.

Competencia compleja: Aquí, el conjunto competitivo evoluciona en una dirección diferente, ya que los grandes clientes industriales o comerciales y proveedores se convierten en actores del mercado logístico en sí mismos; no sólo controlando sus propias operaciones logísticas sino también convirtiendo sus modelos de gestión en un rentable modelo de negocio.

La escala importa: Finalmente, en este escenario, los líderes actuales del mercado compiten por una posición dominante en el mercado mediante la adquisición de los actores más pequeños, logrando escalabilidad a través de la consolidación y la innovación que trae la adquisición de pequeñas empresarial de reciente creación.

 

KPIs fundamentales a medir hoy

A la hora de medir la gestión de nuestra flota, los indicadores, clave son los siguientes:

 

  • Reporte de visitas

Este KPI permite hacer un seguimiento de todas las paradas a lo largo de un recorrido, incluyendo el tiempo de permanencia en cada punto de entrega. También facilita la visualización del nivel de cumplimiento de visitas en relación a las visitas planificadas.

 

  • Tiempo de entrega

El tiempo de entrega es uno de los principales factores a considerar si se quiere mejorar el nivel de satisfacción del cliente. No sólo porque las terminales esperan recibir la mercadería en tiempo y forma, sino también porque una demora en un punto del recorrido puede fácilmente llevar a otras, afectando a toda la cadena de suministros.

 

  • Kilómetros recorridos

La distancia recorrida por un vehículo debe mantenerse en valores óptimos y ser más o menos la misma para itinerarios de rutina. Monitorear desviaciones significativas en la distancia permite, por ejemplo, diagnosticar problemas en el consumo de combustible o los tiempos de entrega.

  • Consumo de combustible

El nivel de consumo de combustible tiene un impacto directo en los costos de una flota, y es imprescindible poder seguir de cerca su evolución en relación a los conductores, la carga transportada, los kilómetros recorridos, y más. Conocer el nivel de consumo es, además, esencial para calcular el gasto promedio de cada vehículo y diagnosticar problemas del motor o en los hábitos de conducción.

 

  • Estilo del conductor

Los estilos de conducción son esenciales para el desempeño óptimo de una flota. La forma de manejar puede afectar los tiempos de entrega, el consumo de combustible, el desgaste de los neumáticos, o la reputación de la empresa, entre otras cosas que impactan significativamente en los costos operativos.

 

Sin embargo, para garantizarnos un proceso rentable en la logística y cadena de suministro de nuestra empresa es importante dar seguimiento a distintos KPIs que ayuden a tomar decisiones oportunas y a optimizar esos procesos. Medir resultados en todas las tareas y procesos de una organización permite detectar fortalezas que merecen ser replicadas y debilidades que ofrecen áreas de oportunidad para mejorar.

 

  • KPI de abastecimiento.

Contar con los insumos necesarios a tiempo es esencial para el buen desempeño de tu proceso productivo, por lo que debes evaluar el servicio que te prestan tus proveedores según estos indicadores:

Costo medio de pedidos. Cada uno de tus pedidos tiene un costo interno que variará dependiendo del tipo de producto o del destino de envío. Al saber cuánto te cuesta un pedido en promedio, conocerás el margen de beneficio que obtienes.

Plazo medio de pago. Conocer el tiempo que te conceden tus proveedores para pagar te ayuda a determinar cuánto tiempo puedes conceder a tus clientes para no afectar tu flujo de efectivo.

Lead time. Es el tiempo en que tu proveedor tarda en resurtir tus órdenes de compra y que la entrega sea oportuna en tu proceso productivo.

Cumplimiento de plazos. Es importante dar seguimiento al cumplimiento tanto en las entregas de pedidos por parte de tu proveedor como en los pagos de facturas por tu parte.

Porcentaje de errores en la facturación. No llenar correctamente los datos en la factura o no detallar bien el concepto facturado son errores humanos comunes, detectarlos ayudará a eliminarlos, una buena idea es recurrir a los sistemas automatización de facturas para estas y otras fallas.

  • KPI de inventario

El control de inventario es importante para saber qué hay, qué falta y qué sobra con el fin de ahorrar en costos innecesarios que afecten a la rentabilidad. Las métricas a seguir son:

Rotación de inventario de productos terminados. Cuida que el nivel de producción corresponda a la demanda para que no haya escasez, pero tampoco exceso de inventario.

Rotación de inventario de materias primas. Tener los insumos necesarios a tiempo para no afectar la producción es tan importante como no acumularlos para no generar gastos y costos extra.

Errores de previsión de demanda. Uno de ellos es, por ejemplo, pedir insumos para mercancía que no se vende; es necesario analizarlos para que no se repitan.

Rotura de stock de materia prima. Se refiere a la cantidad de demanda solicitada por un consumidor o cliente que no haya sido satisfecha por ausencia de stock suficiente para atenderla. Busca determina las causas y mejorar tu planeación.

 

  • KPI de distribución

La gestión del almacén incide en los costos y en la productividad, por este motivo es necesario poner atención en los siguientes parámetros de medición:

Unidades procesadas por m2. Se calcula dividiendo las unidades que se hayan procesado en un lapso determinado entre el espacio utilizable del almacén.

Productividad en volumen movido. Al saber cuál es el volumen de producto manejado por cada hora laborada, conocerás la eficiencia de tus empleados.

Porcentaje de utilización de espacio. Tiene que ver entre otras cosas con la falta de espacio dónde acomodar los insumos o los productos terminados; es importante tomar en cuenta el espacio disponible antes de hacer nuevos pedidos.

 

  • KPI de transporte

La optimización en la gestión de tu flota representa ahorros de costos y mejoras en la calidad del servicio al cliente final. La automatización de las tareas te ayudará a dar seguimiento a estos KPI:

Costo medio del transporte. El consumo de combustible, el mantenimiento de las unidades, la planeación de rutas, el estilo de manejo de tus conductores, sus salarios y los viáticos inciden en el costo de los trayectos.

Costo por kilómetro. El costo que obtengas con el cálculo anterior debes dividirlo entre los kilómetros recorridos por cada vehículo.

Envíos por pedidos. Llevar un registro de los envíos realizados y aquellos que están pendientes te ayudará a tener un control más preciso.

Envíos no planificados y urgentes. Dar seguimiento a este tipo de envíos te servirá para identificar tendencias y prepararte adecuadamente.

Entregas a tiempo. El cumplimiento en las entregas a tiempo incide directamente en la perspectiva que tiene tu cliente sobre la calidad de tu servicio. Cuando este KPI no se logra debes determinar la causa y prever soluciones.

Mix de carga. El volumen que transporta cada vehículo determinará si el trayecto resulta rentable. Para conocer si el transporte de mercancías está en números positivos, necesitas conocer el mínimo de unidades de producto por carga vehicular.

Utilización de transporte. Basta dividir los costos de transporte entre el valor de la carga total distribuida.

 

  • KPI de gestión de pedidos

En este aspecto se debe considerar tanto el tiempo que lleva preparar una orden de compra como la calidad de la entrega, es decir que se realice en tiempo y forma. Utiliza estos KPI para medirlo:

Entregas perfectas. Analizar los factores que influyeron en tus casos de éxito te servirá para replicarlos.

Entregas a destiempo. Dar seguimiento al porcentaje de entregas que no se realizaron a tiempo es el indicador que hará sonar la alarma para intervenir con acciones correctivas.

Entregas completas. Se refiere a que el pedido llegue sin faltantes y en buenas condiciones al cliente. También, el análisis de este indicador te alertará oportunamente sobre fallas en el proceso.

Errores en documentación y facturas. Las fallas al procesar un pedido pueden suceder y alterar el proceso de su preparación y entrega. Evítalas con un software que automatice estas tareas.

Costo medio de gestión de pedidos. Cuantificar el costo de cada fase del proceso, desde la recepción del pedido hasta la entrega, te ofrece un promedio de costos que debes incluir en tu planeación financiera.

Tiempo del ciclo de pedidos. Debes tener medido el tiempo promedio que lleva preparar y completar un pedido.

 

  • KPI de calidad

No basta con evaluar los aspectos cuantitativos, también debes medir la calidad del servicio que prestas al cliente. Para ello son útiles estos indicadores:

Porcentaje de entregas con problemas. Determina cuáles son y cómo remediarlos.

Porcentaje de problemas en cada fase. Identifica la etapa en que tienes más fallas para hacer cambios y mejorar.

Porcentaje de entregas certificadas. Las entregas completas, a tiempo, con mercancías en perfectas condiciones y la documentación exacta te darán un parámetro de calidad al que siempre debes aspirar.

Opiniones de clientes. El objetivo final siempre será la satisfacción del cliente, conocer su opinión validará tu proceso logístico o te alertará de lo que debes mejorar.

 

Conclusión: Liderando en la Incertidumbre

 

La base para la ventaja competitiva en la industria logística está cambiando fundamentalmente. Una red establecida puede convertirse en un obstáculo más que en una ventaja. Las nuevas tecnologías cambiarán el modelo de costos de la industria y cuestionarán los modelos comerciales existentes. Y bien puede haber nuevos enfoques para la fijación dinámica de precios que tengan más en cuenta la utilización de la capacidad.

Aunque las necesidades centrales de la mayoría de los clientes han cambiado muy poco, las expectativas de los clientes están aumentando enormemente, ya sea que esos clientes sean consumidores que envían paquetes, o fabricantes de equipo original (OEM) que se asocian con un proveedor de servicio logístico (LSP) en la línea de producción.

En el futuro que hemos descrito, ¿puede una empresa de logística cumplir con las crecientes expectativas de los clientes, seguir siendo rentable y generar crecimiento? La respuesta corta es sí. Pero no va a ser simple o fácil.

Independientemente del segmento de la industria en el que opere una empresa de T&L, será crucial comprometerse con una identidad y desarrollar una estrategia clara para cumplir con esto, centrándose solo en los mercados donde creen que tienen un “derecho a ganar”. Las empresas deben preguntarse si tienen las capacidades distintivas que necesitan para competir. Si no es así, ¿pueden desarrollar estas capacidades, utilizar la colaboración para tener éxito o deberían retirarse de ciertos elementos de su negocio?

Las empresas de logística deberán centrarse en la “aptitud digital”, la rentabilidad, la productividad de los activos y la innovación si quieren cumplir con las expectativas cambiantes. Desarrollar y refinar estas y otras capacidades, y luego llevarlas a escala en toda la empresa, será clave a medida que traduzcan lo estratégico en lo cotidiano.

El cambio en el entorno competitivo pone a prueba la cultura de una empresa, especialmente en una industria madura como la logística, donde puede ser difícil cambiar, incluso cuando las “formas de jugar” tradicionales se están cambiando o incluso reemplazando. Las compañías de T&L deben estar listas para este cambio, y las compañías exitosas serán aquellas con culturas ágiles y flexibles que faciliten a las personas trabajar juntas a través de las fronteras internas. Necesitas poner tu cultura a trabajar.

Las empresas de logística también deben reducir los costos; pero no solo por el bien de la eficiencia. También necesitan podar lo que no importa y, por lo tanto, liberar recursos para las áreas clave de enfoque, como la digitalización, la productividad de los activos y la innovación, e invertir más para respaldar las capacidades clave de la empresa y las propuestas de valor. Por lo tanto, “reducir costos para fortalecerse” debería verse como algo estrechamente relacionado con la estrategia.

Finalmente, con más interrupciones por delante, las compañías deben anticipar cómo evolucionarán sus capacidades. Los mejores desarrollarán servicios y soluciones que crearán demanda en lugar de simplemente seguirla. Para hacer esto, las compañías de T&L necesitan establecer relaciones sólidas con clientes clave, tener conocimiento de los mercados a los que apuntan y moldear activamente el futuro.

Lo anterior describe nuestro concepto de “cinco actos clave de liderazgo no convencional” que impulsan el éxito al alinear capacidades distintivas con la estrategia comercial y aplicarlas de manera consistente. Este enfoque, abarca todo el negocio, desde el desarrollo del modelo comercial hasta las operaciones diarias.

 

 

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