Cómo mejora el Control de Gestión gracias al Business Intelligence
¿Sigue siendo Excel su herramienta fundamental de reporte para el Control de Gestión?
Seguramente conceptos como Business Intelligence, Big Data o Machine Learning le vayan resultando cada vez más familiares.
No son el futuro, se trata de las herramientas que, a día de hoy ya marcan la diferencia entre empresas, o Controladores de Gestión externos que aprovechan la eficiencia y calidad de las mismas, y los que siguen dedicando horas, o jornadas completas, de perfiles muy cualificados a tareas de recopilación y procesado de datos.
Son multitud de áreas del negocio en las que la Inteligencia de Negocio ayuda a aprovechar la ingente cantidad de datos con que cuentan hoy día las empresas, marketing, producción, RRSS, gestión de proyectos, etc… El área económico financiera, y por supuesto el Control de Gestión, no podían ser menos. El potencial de mejora de la productividad que aporta a las tareas habituales de estos departamentos en enorme.
Tengamos en cuenta que algunas de las funciones principales del Controller son la medición, el reporte y el análisis para, por supuesto, ayudar en la toma decisiones. El problema está en que en muchas empresas se dedica más tiempo a la medición y reporte, que al análisis y recomendaciones para la toma de decisiones, cuando son estas últimas las fases en las que más valor puede aportar.
Ventajas de la aplicación de BI en cada una de estas funciones:
Medición: La tecnología actual permite obtener datos de multitud de orígenes diferentes, ya que prácticamente todo lo que se hace en la empresa deja un registro digital. Algunas soluciones, como las que está aplicando el equipo de Climbea, permiten utilizar esos datos sin que sea necesario cambiar los programas y software que utiliza la empresa. Podemos olvidarnos de las tediosas tareas de solicitar información en varios formatos para alimentar nuestros Excel de control.
Reporte: El Controlador puede ofrecer un reporte prácticamente continuo, una vez definidos los Cuadros de Mando, estos podrán estar siempre actualizados gracias a que están conectados a los orígenes de datos. Además, plataformas como Xerppa, permiten establecer un sistema de permisos según el usuario de cada Cuadro de Mando, así como panelesespecíficos a las necesidades de cada uno.
Análisis: Por todo lo expuesto anteriormente, podremos analizar fácilmente las desviaciones que se vayan produciendo, y fijar, tanto KPI´s como los sistemas de alerta automática que consideremos oportuno. Y lo que es más importante, no tendremos que esperar al procesado de toda la información para disponer de los datos necesarios.
Recomendaciones para la toma de decisiones:
-Estas recomendaciones se basan en información estable, que no ha tenido que ser registrada de forma manual con el consiguiente riesgo de error.
-La inmediatez de la información ayuda a que se puedan hacer con mayor tiempo de reacción que si tenemos que esperar a los informes periódicos.
-Cuentan con muchos más datos al aprovechar todas las fuentes disponibles en la empresa.
-Un mayor número de usuarios se puede apoyar en la información para tomar decisiones en diferentes niveles jerárquicos.
Lo mejor de todo es que el acceso a estas soluciones está al alcance de cualquier empresa, ya que, tanto el coste, como el conocimiento y la tecnología necesarios, se ha reducido drásticamente, y cualquier pequeña o mediana empresa puede contar con servicios y soluciones que sólo podían permitirse las grandes firmas.
Excel ha sido la principal herramienta del Controller durante décadas, y sería injusto no darle el valor que tiene; seguirá siendo de gran ayuda, pero a otro nivel.
El salto de calidad que se consigue gracias al empleo del Business Intelligence en el Control de Gestión es enorme tanto si el Controller es parte de la plantilla, como si presta su servicio de forma externa.
Descubre cómo Climbea ayuda al Controlador de Gestión a elevar a un nivel superior su capacidad y eficiencia profesional.
