La gestión presupuestaria es el ámbito donde cualquier CFO o Controller tiene que poner los mayores recursos técnicos e intelectuales para un correcto proceso presupuestario y que gracias a la tecnología este proceso ya no es tan tedioso y arduo como ha sido siempre.
Presupuestar, en última instancia, es trasladar económicamente una planificación y planificar siempre es difícil ya que tratar de anticipar el futuro nunca es fácil. Pero esta es la esencia de la función empresarial, sólo se gestiona el futuro, ya que rentabilidades pasadas no garantizan rentabilidades futuras (o pérdidas), además debes de evitar cometer los errores más comunes en tus presupuestos.
Presupuestar es probablemente el estado o habilidad más compleja de desarrollar dentro de una organización, ya que requiere un profundo conocimiento no sólo de la empresa, sino del sector y la correlación de la estrategia empresarial con el entorno. Por ello, el primer gran paso es saber cómo se ha comportado la empresa en el pasado con su entorno en función de las estrategias aplicadas. Una vez tenemos muy fundamentado nuestro histórico podremos empezar los procesos de presupuestación.
Normalmente tenemos dos grandes formas de presupuesto
- Base Cero: Realizamos las previsiones sin considerar el pasado, es la línea más útil pero muy compleja y tediosa, ya que nos obliga a replantear todo desde 0. Es claramente una forma muy útil cuando hay grandes cambios en la empresa, el sector o la estrategia. Por ejemplo, presupuestar el año 2021 en relación con el 2020 no tendrá mucho sentido por la situación económica, o también hacer el plan anual de una nueva línea de negocio donde no existen datos pasados.
- Base histórica: En este caso planteamos nuestro futuro en función a como se ha comportado en el pasado. Es bastante fiable y rápido para empresas muy maduras o sectores consolidados
Todo este conocimiento lo tiene que desarrollar tanto el CFO como el Controller, pero sin duda el reto viene cuando hay que representar o realizar estos presupuestos. Desde Climbea y gracias a los productos de Business Intelligence de Xerppa For Finance podemos realizar esta gestión de una forma mucho más eficiente.
Por un lado, el diagnostico económico financiero lo realizamos gracias al reporting que ya tenemos instaurado en nuestro BI financiero de Xerppa For finance (ver diagnostico económico financiero con Xerppa). Pero lo mejor viene al usar estas técnicas de visualización y gestión de contextos para poder hacer los presupuestos, de esta manera facilitamos la forma en la que podemos presupuestar grandes volúmenes de datos o diferentes cuentas de resultado analítica.
Te invitamos a que estés atento a nuestro blog y redes ya que en los próximos días publicaremos el webinar de gestión financiera de presupuestos con BI
Veamos un ejemplo práctico de como funciona, pero en este caso en un presupuesto de ventas, donde vamos a tener tres funcionalidades principales, las dos primeras para la realización del presupuesto en Base Histórica o Base Cero como anteriormente hemos mencionado y por último la Gestión del Presupuesto donde podremos pulir algún detalle del mismo, cabe destacar que vas a poder presupuestar cada línea de negocio, comercial o lo que necesites con el tipo de presupuesto que más te interese según las particularidades de tu negocio, por ello, en esta pequeña guía no podemos mostrar ni todas las visuales ni todas las funcionalidades que podemos obtener.
- Primero vamos a seleccionar el formato de presupuestación:
- Presupuesto de Base Histórica que nos va a permitir hacer proyecciones de nuestras líneas de negocio basándonos en los meses, años o periodos anteriores:
Como vemos lo principal es elegir cual es nuestra base histórica, podemos elegir cualquier periodo o cualquier mes, y lo fundamental es comprender que podemos presupuestar una gran familia como puede ser cliente individual o el mínimo producto, en un mes concreto, todo ello hace que la gestión presupuestaria sea más sencilla, pero con la capacidad de bajar al detalle que queramos e incluso como vemos poder crear diferentes presupuestos o revisiones de los mismos.
- Seleccionamos nuestras hipótesis de presupuesto, que para el caso particular que estamos analizando, será la variación de ventas, costes y/o unidades, todo ello en el contexto que elijamos (Periodo/familia/Producto/Vendedor Etc)
- Comprobar los efectos en tiempo real de las variaciones aplicadas al contexto seleccionado:
Para analizar que las variaciones que hacemos son acordes tenemos varias formas, por un lado, una batería de KPI que nos estan dando la comparación con el periodo anterior seleccionado y así poder ver si hay alguna partida que no tiene coherencia, por otro lado en la segunda imagen podemos verlo en comparativa mensualizada en tabla o en imagen para analizar si hay desviaciones que no sean coherentes y esto podemos analizarlo tanto en Ventas, Unidades, Costes o Margen, llegando al máximo nivel de detalle.
- Grabamos el presupuesto y ya lo tendríamos disponible para analizar, ya que los datos se han escrito en la base de dato de Microsoft Dataverse (Common Data Services) y están listos para ser explotados. Al pulsar el boton morado de grabar estaremos escribiendo todos esos registros y los podremos analizar al instante en nuestro reporting de ventas Xerppa For Sales.
6. Presupuesto de Base Cero con la misma dinámica que el anterior, este informe interactivo nos va a permitir seleccionar los atributos que necesitemos y presupuestarlo pero indicando el dato concreto que nosotros especifiquemos, ya que suponemos que esas variables o no existen en nuestro histórico o no van a seguir el mismo patrón.
- Por último, la edición del Presupuesto:
Siempre se puede dar el caso de que queramos modificar o editar un presupuesto ya grabado, por ello tendremos la última pestaña que nos va a permitir hacer los últimos retoques antes de tenerlo ya listo. Es fundamental comprender que siempre tenemos a nuestra disposición todas las dimensiones y filtros de nuestro modelo como se ve a la derecha, esto nos permite poder presupuestar en global o a la dimension que queramos, por ejemplo, tal y como se ve en la imagen podemos presupuestar a la familia, producto e incluso al vendedor.
Con este tipo de productos tanto el controller como cualquier responsable de venta gana no sólo en eficiencia o en seguridad del dato, sino que puede llegar a presupuestar áreas o dimensiones que antes le eran impensables. Sin duda, actuar sobre los datos en un mismo reporting de PowerBI acerca a la experiencia de presupuestar en Excel pero salvando la infinidad de limitaciones que presenta está herramienta.
Si quieres tener esta herramienta en tu organización o para cualquier duda, tenemos nuestros canales de comunicación siempre abiertos, tanto en redes como por email a info@climbea.com
