Transformación digital con Microsoft365 – Caso de éxito: Climbea y The Globe

junio 1, 2020

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Climbea tiene como uno de sus principales valores la innovación tecnológica y eso tratamos de llevarlo al máximo exponente para nuestra gestión interna, debido a los grandes cambios que hemos experimentado en los últimos 3 años, nuestra empresa se ha encontrado en una situación privilegiada para poder afrontar el teletrabajo y la gestión de proyectos a distancia, permitiendo así atacar a un entorno global con la máxima eficiencia.

Desde hace 3 años venimos aplicando distintas herramientas que hoy quiero detallar para por si con ello ayudamos a alguien a que no tenga que estar transitando por una jungla repleta de soluciones tecnológicas, aplicaciones y desarrollos. Como bien sabéis, en CLIMBEA realizamos funciones de consultoría de control de gestion con Business Intelligence, y lo hacemos en un entorno global, por ello, tanto nuestros consultores como alumnos tienen las herramientas y conocimientos para poder ejecutar su trabajo.

Funcionamos como decíamos en el entorno Microsoft365 (Antiguo Office365), y aunque hemos tardado un tiempo en saber que aplicaciones usar ya podemos decir que estamos muy consolidados, y no sólo es porque lo veamos nosotros, sino que clientes nos han pedido ayuda para que analicemos en sus negocios los mismos procesos y tecnologías que hemos desarrollado en nuestra empresa.

Comencemos pro el núcleo de nuestro día a día, y la aplicación por excelencia que aglutina prácticamente nuestro trabajo:

Microsoft Teams: Aquí es donde cada proyecto se ejecuta en un equipo con uno o varios canales, en los que participan todos los integrantes de ese proyecto y el cliente final, para que la comunicación sea la más fluida. Todo radica en cada equipo, como veremos más adelante cada equipo y/o proyecto tiene su propio ecosistema de aplicaciones, haciendo que podamos subdividir la empresa al máximo nivel sin perder la visión global

Dentro de teams usamos otras tecnologías como:

Onedrive: Los archivos pertenecen al onedrive del equipo, además de la fiabilidad y el gran almacenamiento, el control de versiones nos ha librado de algún que otro susto. Es fundamental mantener una estructura uniforme por todos los equipos si no la gestión documental se vuelve un caos. Lo importante aquí en la gestión documental es seguir un orden y en base a ese orden luego se pueden hacer multitud de acciones como automatización de comunicaciones, avisos de cambios de archivos etc.
OneNote: Es un gestor de notas en el que tratamos de dejar todas las actas de las reuniones, aquí es fundamental al igual que en el OneDrive, mantener un orden y estructura para que no sea un cajón de sastre
Planner (Task): Aquí es donde se controlamos las tareas de los proyectos los usamos como un GTD. Además si participas en varios proyectos podrás ver tu visión global de una forma sencilla, lo fundamental es saber configurar de forma homognea entre los diferentes equipos los depósitos, y aplicar las etiquetas para las casuísticas concretas de cada equipo, así podremos con PowerBI sacar información agrupada.
To-Do (Task): Actualmente To-Do es un gestor de tareas personal y con listas compartidas que es capaz de mostrar todas las tareas de Planner y una funcionalidad interesante es la de tener como tarea los correos electrónicos marcados.
Outlook: Es nuestro gestor de correo por excelencia pro su gran integración con onedrive, sharepoint y teams. En outlook tambien gestionamos el calendario en el que usamos las citas de Teams tanto con clientes, como con usuarios externos los cuales pueden acceder a las videoconferencias sin necesidad de tener que descargar ninguna aplicación.
VideoConferencias: Como comentamos usamos Microsoft Teams, incluso para las clases o webinar con más de 100 personas, el rendimiento es excepcional. Por supuesto, aquí hay estrategias de como mejorar las citas y reuniones con clientes e internas, como crearlas en el canal. Un apartado interesante es el de Microsoft Stream que comentamos a continuación.
Stream: Para nosotros es fundamental grabar la mayoría de reuniones, por tener un registro de todo lo que se analiza, ya que normalmente en las reuniones en vez de estar tomando notas es mejor atender y luego al poder grabarlas y subirlas automáticamente a Microsoft Stream, es sin duda una de las mejores funcionalidades. Aquí además nos encanta la seguridad que proporciona Microsoft ya que es muy difícil que un vídeo se pueda filtrar, esto no pasa en otras plataformas como YouTube
Yammer: Usamos como red social corporativa esta herramienta que por su potencia cada vez le vemos más proyección. En YAMMER creamos grupos por intereses o por departamentos, y es donde podemos hacer anuncios, compartir conocimientos o contenidos o hacer preguntas para que la red de controller de más de 150 personas pueda aportarnos soluciones.
Sway: Las presentaciones las realizamos siempre que es posible con Microsoft Sway por su versatilidad y el impacto visual, al principio puede ser difícil de configurar pero una vez se han hecho un par no tiene misterio, lo más interesante es que es una URL web en la cual ademas tenemos estadísticas de uso. Para presentaciones más largas o webinar seguimos usando PowerPoint.
Microsoft365: por supuesto usamos todo el entorno de aplicaciones empresariales, como Word, Excel o PowerPoint entre otras, incluido Access. Con la salvedad de usar el excel con diferentes addon como PowerBI Publisher.
Bookings: Es nuestra elección para que los alumnos o consultores puedan pedir cita a profesores o consultores senior para agendar una tutoría o una formación personal. Lo mejor es que directamente se integra en Microsoft teams y el calendario
Forms: Usamos esta aplicación para la elaboración de encuestas de calidad y satisfacción.
Sharepoint: Aunque su uso se ha visto menguado desde el uso de equipos en teams, no olvidemos que todo equipo de teams es un grupo de sharepoint, por lo que es la tecnología que corre por detrás.
PowerBI: Ni que decir tiene que es nuestra aplicación preferida, la que nos ha llevado a donde estamos, pero obviando el uso en clientes, es nuestro reporting donde controlamos todos los datos que generan las aplicaciones que tenemos para así enfocarlos a nuestro propio control de gestión o para facilitar la unión de datos entre aplicaciones para usuarios que necesitan
PowerAPPS: Desde que salió esta tecnología la hemos usado para infinidad de situaciones, pasando por el lago de datos y el Common Data Service, a la elaboración de aplicaciones para nuestros registros, sin duda, es probable que sea la herramienta que más futuro tendrá en nuestro entorno.
Automate (Flow): Para la unión y lanzamiento de flujos entre aplicaciones, gestión de alertas, flujos de aprobación etc, Automate tiene tantas aplicaciones que es difícil resumirlas en un párrafo
Dynamics: En el entorno de Dynamics tenemos desde nuestro CRM al control interno de licencias, gestión e imputación de horas. Es uno de nuestros transaccionales más usados.
Business Central: Usamos BC como ERP financiero donde se ejecuta toda la facturación y donde recae todo el transaccional económico financiero, emisión de recibos.
XERPPA: Por último tenemos desarrollos propios como XERPPA que pivotan siempre sobre la tecnología de Microsoft, aquí es donde aglutinamos todo nuestro entorno de control de gestión para facilitar el trabajo tanto a nuestros consultores como a nuestros clientes, la tecnología que corre por debajo es siempre de PowerPlatform.

Puede parecer que son muchísimas aplicaciones, pero la realidad es que en el día a dia están tan interiorizadas que su uso es muy natural, además procuramos tenerlas lo más orientadas a su función y en algunos casos integradas entre aplicaciones para facilitar su uso.

Con todas estas herramientas nuestra compañía consigue crecer y al ritmo que marque el negocio sin ningún tipo de embudo y con toda la infraestructura preparada para la máxima escalabilidad, no nos cabe duda de que es la línea a seguir por todas aquellas empresas que estan en proceso de digitalización, pero ojo, no es necesario hacerlo todo, cada empresa deberá o podrá empezar por los procesos que considere, en nuestro caso queríamos que absolutamente todos los procesos se digitalizaran.

CASO DE ÉXITO: CENTRO DE ENSEÑANZA “THE GLOBE”

Para que no parezca que este tipo de soluciones son únicamente para empresas con vertiente tecnológica o gestión de proyectos, hemos tenido la suerte de vivir en primera persona la transformación de uno de nuestros clientes, de un sector muy tradicional como es la enseñanza. El CE The Globe es centro de referencia para la preparación de oposiciones y para la enseñanza de idiomas a todos los niveles y para todas las edades con más de 6 centros, sólo en Granada, la digitalización ha sido clave para conseguir el éxito y no sólo por la mejora de la productividad y la eficiencia si no por transmitir este valor al cliente final, el que entra a formar parte de un sistema educativo totalmente digitalizado.

En concreto “The Globe” ha apostado al máximo por la solución de teams como eje central de su gestión, apoyándose sobre todo en una creación de equipos y canales que favorezca la colaboración interdepartamental.

Así mismo ha realizado una grandísima integración con Planner. Para el control de la compañía confía en las soluciones de Xerppa basadas en Power Platform. Toda la gestión de sus alumnos se hace en el entorno de Microsoft 365 y un LMS propio desarrollado por ellos, así se integra tanto la gestión de tutorías con Booking, las consultas entre alumnos con Yammer. Con esto consigue tener a toda la compañía bajo un ecosistema, tanto a clientes como empleados, que es escalable en el tiempo y que la tecnología no le sea un embudo en su crecimiento.

Es obvio que no todas las compañías podrán digitalizarse completamente y de una forma tan rápida, aquí va a depender desde los procesos empresariales hasta la cultura de la empresa, pero la realidad es que hoy en día no tenemos motivos para no plantearnos hacer las cosas de otra manera buscando la máxima eficiencia a un coste antes impensable, desde Climbea os animamos a que toméis esta ruta de productividad con este tipo de tecnologías, sin duda so una INVERSIÓN con un retorno muy directo.

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